Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Tuglas-seura ry
Y-tunnus: 0775834-0
Yhteystiedot: Sörnäisten rantatie 22
00540 Helsinki
puh. 020 7890 880
jasenrekisteri@tuglas.fi

Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa:
Juha Kääriäinen

Rekisterin nimi

Tuglas-seuran jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin tarkoituksena on kerätä Tuglas-seuran jäsenistä yhdistyslain vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot.

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin käyttötarkoituksiin:

Tuglas-seuran ja jäsenen välisen jäsenyyssuhteen ylläpito ja kehittäminen
Jäsentiedotteet
Tuglas-seuran palvelujen tarjoaminen, toteuttaminen ja ylläpitäminen mm. kielikurssit ja kulttuurimatkat
Tilastointitarkoitukset
Seuran tarkoitukseen liittyvien tapahtumien ja palveluiden markkinointi, mikäli jäsen on antanut nimenomaisen suostumuksensa tähän (sähköpostilista).

Rekisterin tietosisältö

Etu- ja sukunimi
Katuosoite
Postinumero ja -toimipaikka
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Syntymäaika
Jäsenmaksutiedot
Jäsenyyden laji

Tuglas-seuran jäsenrekisteri ei sisällä arkaluonteisia tietoja (esim. terveystiedot).

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään joko hänen rekisteröityessään Tuglas-seuran jäseneksi tai osallistuessaan Tuglas-seuran järjestämälle matkalle tai kielikurssille. Henkilötietoja päivitetään jäsenen antamien tietojen perusteella. Jäsenyyteen ja tapahtumiin liittyvät maksutiedot kirjataan maksujen keräämisen yhteydessä.

Säännönmukaiset tietojenluovutukset

Tuglas-seura ei lähtökohtaisesti luovuta henkilötietoja eteenpäin.

Tuglas-seura saattaa käyttää alihankkijoita ja palveluntarjoajia palvelujensa ylläpitoon, jäsenviestintään ja ohjelmatoiminnan toteuttamiseen. Henkilötietoja voidaan luovuttaa Tuglas-seuran alihankkijoille ja palveluntarjoajille vain siinä määrin, kuin ne osallistuvat palvelujen toteuttamiseen ja tässä tietosuojalausekkeessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseen.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tuglas-seura pyrkii toteuttamaan palvelut ja käsittelemään henkilötietoja EU- tai ETA-alueella sijaitsevia toimijoita ja palveluita hyödyntäen.

Kulttuurimatkojen toteuttamisessa saatetaan joissakin tapauksissa käyttää myös muualla sijaitsevia toimijoita ja tällöin henkilötietoja saatetaan siirtää eri maiden välillä. Tällöin Tuglas-seura huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietojärjestelmissä tietoturvallisuus varmistetaan teknisin ja hallinnollisin toimenpitein, kuten käyttöoikeuksien rajaamisella, palomuureilla, tietosuojaohjelmistolla sekä salaustekniikoita hyväksi käyttäen.

Paperille tallennettu tieto säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä. Henkilötietojen käsittelyn yhteydessä ylijäänyt henkilötieto poistetaan silppurin kautta.

Tuglas-seura kouluttaa ja ohjeistaa asiakastietoja käsittelevät työntekijät tietosuoja-asioissa.

Henkilötietojen säilytysaika

Jäsenten henkilötietoja säilytetään vain niin kauan, kuin se on tarpeellista, esim. jäsenyyden voimassaolon ajan. Jäsenyyden päättymisen jälkeen poistamme henkilötiedot järjestelmistämme, ellei lainsäädäntö vaadi pidempää säilytysaikaa.

Kulttuurimatkojen ja kielikurssien osallistujaluettelot hävitetään viimeistään kolmen kuukauden kuluttua tapahtuman päättymisestä.

Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia henkilötietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja se tulee lähettää allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle.

Tuglas-seura oikaisee pyynnöstä virheelliset, tarpeettomat tai puutteelliset henkilötiedot. Oikaisupyynnön voi tehdä osoitteeseen jasenrekisteri@tuglas.fi. Mikäli sähköpostin lähettäminen ei ole mahdollista, voi oikaisupyynnön tehdä myös Tuglas-seuran toimistossa tai puhelimitse.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää Tuglas-seuraa poistamaan häntä koskevat henkilötiedot. Yhdistyksillä on lainsäädäntöön perustuva velvoite säilyttää tiettyjä tietoja, niitä ei voida poistaa jäsenyyden aikana.

Pyrimme ratkaisemaan mahdolliset erimielisyydet ensisijaisesti yhdessä jäsentemme kanssa. Mikäli huomaat käsittelyssä puutteita, tai se on lainvastaista, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle.